Hoe ga je om met een klacht?

Hoe ga je om met een klacht?

Omgaan met klachten: 9 tips

1. Laat de klager uitrazen. Onderbreek niet, kijk niet boos en veroordeel niet, hoe onterecht en beledigend een klacht soms ook is.
2. Zeg sorry.
3. Stel zinvolle vragen.
4. Wees eerlijk.
5. Toon empathie.
6. Stuur klagers niet door.
7. Bundel de krachten.
8. Blijf rustig.

Wat wil je bereiken met een klacht?

Bepaal jouw doel – Vraag jezelf eerst af wat je wilt bereiken met het indienen van een klacht. Wil je excuses, erkenning, verbetering van de kwaliteit, herstel van de behandeling of een maatregel tegen jouw zorgverlener? Dit doel is nodig om te bepalen op welke manier je een klacht moet indienen.

Hoe ontstaat een klacht?

Iedere uiting van ontevre- denheid van de klant over de producten en diensten van jouw bedrijf is in feite een klacht. Een klant hoeft hiervoor dus niet een officiële brief te stu- ren; ook terloopse opmerkingen zijn voor jou belangrijk om op te pikken. Natuurlijk streef je ernaar om klachten te voorkomen.

Hoe kan je het beste reageren op een klacht?

Reageren op klachten: in 5 stappen naar een oplossing

1. Reageer zo snel mogelijk. Al zijn klachten doorgaans niet in een vingerknip opgelost, je klant verwacht wel snel een reactie, liefst zelfs binnen het uur.
2. Luister en erken het probleem.
3. Verzamel alle details.
4. Reik een oplossing aan.
5. Blijf verder opvolgen.

Hoe ga je om met een ontevreden klant?

Enkele handige tips:

1. Bedank de klant voor het uiten van de klacht.
2. Neem elke klacht serieus.
3. Neem voldoende de tijd voor het gesprek.
4. Een klant heeft niet altijd gelijk, maar neem op zijn minst de tijd om te luisteren.
5. Ben je geïrriteerd?
6. Zoek naar punten waar je het samen over eens bent.

Wat betekent klachten afhandelen?

Klachten op de juiste manier afhandelen is service, en service betekent klanten maken en klanten houden. Op een goede manier een klacht verwerken is een “kans voor ieder bedrijf” om extra tevreden klanten te krijgen.

Wat is het doel van een klachtenbrief?

Een klachtenbrief schrijf je als je ergens niet tevreden over bent of je benadeeld voelt. Als je een brief schrijft, heb je de kans alle argumenten goed op een rijtje te zetten. Welke vragen aan bod moeten komen, hangt af van het doel en het publiek van je brief.

Wat moet er in een klachtenbrief staan?

Schrijven van een klachtenbrief

1. Geef in de eerste paar zinnen aan waar je klacht over gaat.
2. Blijf zakelijk en concreet.
3. Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van maximaal zes weken.
4. Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer (s) en e-mailadres te melden.

Waarom klachtenmanagement?

Integraal klachtenmanagement maakt de ontevredenheid van klanten zichtbaar en het stelt organisaties in staat om continu de dienstverlening te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen.

Hoe schrijf je een goede klachtenbrief?

Voorbeeldbrief klacht of conflict

1. Geef kort, maar precies aan waar de brief over gaat.
2. Omschrijf uw klacht of uw mening over het conflict.
3. Maak duidelijk wat u eist van de ander en binnen hoeveel tijd.
4. Voeg bewijzen toe als u die heeft.
5. Reageert de ander niet?