Inhoudsopgave
Hoe maak ik een digitaal archief?
In 6 stappen naar een opgeruimd digitaal archief
- Stap 1: Verzamel de troepen.
- Stap 2: Archiveren begint met classificeren.
- Stap 3: Zet ‘algemeen’ bij het grofvuil.
- Stap 4: Niet meer dan 10 x 10 x 10.
- Stap 5: Bewaar alles op één plek, ook e-mail, post en aantekeningen.
- Stap 6: Laat het verleden het verleden.
Welke vaardigheden heb je nodig om goed te kunnen archiveren?
Dit zijn de must-haves om te kunnen archiveren….Permanente archivering
- Plaats uw documenten niet op de grond in de archiefruimte, maar gebruik een speciaal archiefrek dat iets van de grond afkomt.
- U kunt uw documenten gesorteerd in ordners bewaren en deze vervolgende in archiefdozen bewaren.
Wat is beter digitaal of op papier archiveren?
Het neemt minder ruimte in beslag, een archiefkast neemt nu eenmaal fysieke ruimte in beslag in tegenstelling tot digitale archiefruimte. De documenten zijn vanaf iedere werkplek toegankelijk. Hiermee lijkt een digitaal archief de voorkeur te hebben ten opzichte van het papieren.
Hoe documenten digitaal klasseren?
Aandachtspunten van een digitaal gemeenschappelijk klassement
- Algemeen. Betreffende naamgeving zijn er enkele algemene regels die zowel bij map- als bestandsnamen gelden. Wees consequent.
- Benoemen van mappen. Kies duidelijke, eenduidige en procesgerelateerde benamingen; Vermijd spaties, maar gebruik een underscore (_)
Wat is een goede mappenstructuur?
Denk goed na met elkaar over een logische volgorde. Geef iedere map een nummer zodat er een hiërarchische structuur ontstaat van 7 mappen. Achter iedere hoofdmap komen ‘geneste’ submappen maar weer steeds niet meer dan 7.
Hoe zet ik een goed archief op?
Slimme tips voor een goed archief
- Maak het persoonlijk. Ga niet af op het archief van een ander, maar kies voor die indeling die bij u en uw werk past.
- Werk in meervoud.
- Subonderwerpen.
- Perforator.
- Labelen maar!
- Maak uitbreiding mogelijk.
- Binnen handbereik.
- Opgeruimd blijft netjes!
Wat is een archief medewerker?
De Archiefmedewerker heeft een archieffunctie binnen een organisatie. Dit houdt in dat de Archiefmedewerker documenten beheert en archiveert. Dit kunnen historische documenten zijn maar ook documenten die nog dagelijks gebruikt worden.
Hoe noemt de persoon die in het archief werkt?
Diegene die de archiefstukken aanmaakt of ontvangt, de persoon of medewerkers van een organisatie, noemt men de archiefvormer. Het geheel van archiefdocumenten van één archiefvormer, of dit nu een persoon of een organisatie is, wordt een archiefbestand genoemd.
Waarom zou je digitaal archiveren?
Digitaal archiveren bespaart tijd Door uw bestanden digitaal te archiveren bespaart u tijd. Een geüpdatet bestand kunt u namelijk direct verwerken in het gedigitaliseerde archief. Het bestand hoeft dus niet gearchiveerd te worden door een archiefmedewerker. Ook bij het opvragen bespaart u tijd.
Hoe kan je klasseren?
Klasseren is zowel een papieren aangelegenheid als een digitaal gebeuren, maar het ene hoeft niet af te wijken van het andere. Beter nog, hoe meer beide klassementen op elkaar afgestemd zijn, hoe gemakkelijker klasseren wordt en hoe minder je erover moet nadenken. Hou je privé en professioneel klassement gescheiden.
Wat is een digitaal archief?
Een digitaal archiefsysteem is in staat zulke documenten op te nemen, op te slaan, veilig te bewaren en voor raadpleging beschikbaar te stellen. Digitale archieven bevatten de originele digitale documenten die – vooral in het geval van digital born documenten – soms zeer waardevol en niet reproduceerbaar zijn.