Wat is belangrijk voor de start van de vergadering?
Geef bij de start aan wat het onderwerp van de vergadering is. Nodig iedereen uit om zich te houden aan deze agenda. Leg de agenda voor je neus zodat je terug kunt vallen op de structuur. Behandel elk agendapunt.
Hoe bereid je een overleg voor?
wat je wilt bespreken. welke bedoeling je hebt met de bespreking of wat je ermee wilt bereiken (bijvoorbeeld besluit, advies, kritiek, medewerking bij een actie), wat je van de deelnemers verwacht (huiswerk doen, over start- en kernvragen nadenken) hoeveel tijd je nodig denkt te hebben.
Wat is het belang van vergaderen?
Een belangrijk (neven)doel van vergaderingen kan zijn de onderlinge saamhorigheid, teamgeest, motivatie en het onderlinge vertrouwen te stimuleren. De effectiviteit van vergaderingen wordt dus sterk bepaald door de vraag of de doelstelling wordt gerealiseerd. Deze doelstelling kan per vergadering verschillen.
Wat is een Procesafspraak?
Afspraken over gedrag tijdens de vergadering, waar iedereen elkaar op mag wijzen. Het expliciet maken van deze procesafspraken verhoogt de betrokkenheid en input van aanwezigen en geeft houvast. Elke vergadering en elk overleg is anders en vraagt daarom ook om andere procesafspraken.
Wat verder ter tafel komt?
Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) is de naam van het agendapunt van een vergadering waarin alle zaken besproken worden die niet specifiek in de agenda zijn genoemd. De voorzitter bereidt iedere vergadering voor door een agenda op te stellen die wordt doorgeleid aan de andere leden.
Hoe ziet een goede agenda eruit?
In één oogopslag moet duidelijk zijn om welke vergadering het gaat (naam, datum, tijd, locatie etc.). Dan volgt een overzicht van de te bespreken onderwerpen: de agendapunten. Er zijn twee soorten agendapunten: de vaste (steeds terugkerende) en de variabele agendapunten die telkens verschillend zijn.