Wat is een mappenstructuur?

Wat is een mappenstructuur?

Hierin komen alle documenten die je die week nodig kunt hebben. En aan het einde van iedere week plan je wat tijd in om de documenten in deze map te archiveren. Natuurlijk is je digitale mappenstructuur niet de enige plek die je graag georganiseerd ziet.

Wat is een goede mappenstructuur?

Een goede vuistregel is het getal tien Een goede vuistregel is het getal tien. Dat wil zeggen tien per niveau: maximaal tien hoofdmappen, tien submappen en daar weer tien sub-submappen in. Meer dan tien mappen maakt het geheel onoverzichtelijk. Kom je daar toch op uit, kijk dan waar je mappen kunt samenvoegen.

Wat is een ordeningsplan?

Een ordeningsplan is een schema dat je organisatie volgt bij het ordenen van het archief. Een mappenstructuur voor je digitale archief opstellen is ook een ordeningsplan. Een ordeningsplan betrekt zowel fysieke als digitale archieven en collecties, en je kan voor beide archieven dezelfde (mappen)structuur gebruiken.

Hoe mappen organiseren?

De beste manier om documenten te ordenen: 6 tips

1. Bewaar geen onnodige documenten.
2. Bedenk een logisch systeem voor het ordenen van je documenten.
3. Sla gerelateerde documenten samen op, ongeacht het soort document.
4. Maak onderscheid tussen lopend werk en voltooid werk.
5. Voorkom overvolle mappen.

Hoe documenten benoemen?

1. Algemeen

1. Wees consequent.
2. Gebruik geen afkortingen of initialen.
3. Kies een duidelijke naam die voor iedereen (internen en externen) begrijpelijk is.
4. Vermijd dubbele benamingen in het pad.
5. Gebruik enkel: letters (zowel hoofdletters als kleine letters) cijfers.
6. Gebruik geen: spatie.
7. Vermijd dubbele benaming in het pad. Bv.

Hoe maak je een digitaal archief?

Digitaal archiveren, hoe doe ik dat?

1. Analyseer het bestaande archief en de huidige processen van archivering binnen uw organisatie.
2. Bepaal welke gebruikers welke typen documenten in uw archief mag inzien.
3. Stel vast bij wie de verantwoordelijkheid voor het beheer van het digitale archief komt te liggen.

Welke mappen voor administratie?

Ordenen administratie: Indelen Bewaar alles bij elkaar. Maak mappen niet te dik, maar ook niet te dun. Te dikke mappen kun je beter onderverdelen in meerdere mappen, te veel dunnen mappen maakt het geheel moeilijk doorzoekbaar en onoverzichtelijk. Kies een systeem dat voor jou logisch is.

Wat is een Ordeningsstructuur?

Een ordeningsstructuur is een sjabloon voor een mappenstructuur waarin documenten (fysiek en digitaal) opgeborgen kunnen worden.

Hoe maak je mappen op word?

Ga naar de plaats waar u de nieuwe map wilt maken en klik op Nieuwe map. Typ een naam voor de map en druk op Enter. Als u een document in de nieuwe map wilt opslaan, opent u het document en klikt u op Bestand > Opslaan als. Blader vervolgens naar de nieuwe map en klik op Opslaan.

Wat is een goede bestandsnaam?

Hoe ziet een goede en duidelijke online bestandsnaam eruit

• Gebruik geen spaties of vreemde leestekens in een bestandsnaam.
• Gebruik geen hoofdletters in bestandsnamen.
• Maak bestandsnamen eenvoudig te herkennen.
• Kies een methode en houd je eraan.

Hoe geef je een bestand een naam?

Open Verkenner of OneDrive. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Naam wijzigen. Voer een nieuwe bestandsnaam in en druk op Enter.

Hoe zet ik een goed archief op?

Slimme tips voor een goed archief

1. Maak het persoonlijk. Ga niet af op het archief van een ander, maar kies voor die indeling die bij u en uw werk past.
2. Werk in meervoud.
3. Subonderwerpen.
4. Perforator.
5. Labelen maar!
6. Maak uitbreiding mogelijk.
7. Binnen handbereik.
8. Opgeruimd blijft netjes!